Do’s and don’ts van een vlotte samenwerking
Yes! Je ontvangt binnenkort een (aantal) vrijwilliger(s) bij jouw organisatie. Met deze do’s and don’ts in het achterhoofd maken we er een vlotte samenwerking van.
DO: zorg voor een warme ontvangst
Wijs een contactpersoon ter plaatse aan. Deze warme m/v/x ontvangt de nieuwe vrijwilligers met open armen en stelt ze voor aan de rest van het team (eigen vrijwilligers, medewerkers…). Leg uit wat het vrijwilligerswerk inhoudt en geef eventueel een rondleiding. Maak tijd voor vragen en hou rekening met de context: denk aan je taal, manier van communiceren…
Bij een eerste kennismaking komt er altijd iemand van Refu Interim mee. Zo is er voor beide partijen alvast één bekend gezicht.
DO: communiceer open met de rest van je team
Informeer vooraf je eigen medewerkers en vrijwilligers over de samenwerking met Refu Interim. En vertel hen vooral ook over de motivatie van onze vrijwilligers (taal oefenen, netwerk opbouwen…). Zet hier actief op in!
Door hier vooraf over te praten, kan je eventuele misverstanden alvast uitklaren. Zit je toch nog met vragen? Stel ze ons en wij beantwoorden ze met veel plezier!
DO: doe het samen
Samen is veel leuker dan alleen, én veel leerrijker. Laat onze vrijwilligers altijd samenwerken met je eigen team en stimuleer wederzijdse ontmoeting.
Focus op gemeenschappelijke interesses. Sta je samen achter de bar op de festival? Vraag dan naar de muzieksmaak van een vrijwilliger, en niet naar de reden waarom iemand in België is bijvoorbeeld.
DO: denk proactief na over de praktische kant
Is er eten en drinken voorzien? Moeten de vrijwilligers bepaalde beschermende kledij aandoen? Waar kan je naar het toilet? Stel dat het slecht weer is, gaat het vrijwilligerswerk dan door? Organiseer je op voorhand, zo vermijd je verwarring tijdens de briefing.
Hoe meer details je ons kan geven over jouw organisatie en het vrijwilligerswerk, hoe beter wij de juiste vrijwilligers kunnen selecteren en hoe beter we hen kunnen informeren.
DON’T: vergeet niet om alles administratief in orde te brengen
Check bij Vlaanderen vrijwilligt of jouw organisatie in orde is met alle alle wettelijke verplichtingen rond vrijwilligerswerk (zoals verzekering, vrijwilligersregister… ). Volg de bijhorende administratie voor, tijdens en na de vrijwilligers opdracht nauwgezet op.
Je kan de vrijwilligers van Refu Interim als je eigen vrijwilligers beschouwen. Jouw organisatie staat in voor de verzekering etc. Wij bezorgen jou vooraf alle informatie die je nodig hebt om het vrijwilligerscontract of jouw vrijwilligersregister in orde te brengen.
DON’T: blijf niet zitten met je vragen
Wij staan open voor feedback en contacteren je na een (eerste) samenwerking altijd voor een korte evaluatie. Zit je met vragen, opmerkingen, liep het niet zoals verwacht? Neem dan zeker contact op. Het is beter om misverstanden meteen uit te klaren, dan om met frustraties te blijven zitten.
Na een evaluatie in 2019 gaf 90% van de organisaties de samenwerking minstens een 4 op 5. Daar blijven we naar streven!
BETTER BE SAFE THAN SORRY
Het is essentieel dat je organisatie voldoet aan alle wettelijke verplichtingen om vrijwilligers in te schakelen. Informeer ons én de vrijwilligers over de verzekeringsplicht en welke zaken gedekt zijn. We raden sterk aan om ook lichamelijke ongevallen te verzekeren. Meer informatie vind je hier.
Goesting om er in te vliegen?
